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遵守勞動紀律，是勞動者履行勞動合同的基本義務，相應地，用人單位在勞動關(guān)系中也享有用工管理權(quán)，有權(quán)依法建立和完善勞動規(guī)章制度，并對嚴重違反規(guī)章制度的員工作出相應的紀律處分，包括解除勞動合同。企業(yè)在勞動用工管理中亦日漸重視管理的合法合規(guī)性，注意到在處理違紀行為時要 “有法可循、有據(jù)可依”。但縱觀近年來有關(guān)違紀解除而引發(fā)的勞動爭議案件，企業(yè)往往會在一些違紀行為處理的細節(jié)上發(fā)生“疏漏”，導致最終敗訴。筆者根據(jù)既往的仲裁、訴訟經(jīng)驗，總結(jié)了違紀解除處理中的十項合規(guī)細節(jié)要點，希望對企業(yè)的用工管理有所幫助。
1. 規(guī)章制度的送達
規(guī)章制度的送達是規(guī)章制度有效適用最基礎也是至關(guān)重要的一環(huán)。根據(jù)筆者的既往經(jīng)驗，案件中一般鮮少存在用人單位未向員工發(fā)布規(guī)章制度的情況，但往往因為一些“疏失”導致規(guī)章制度的送達未被司法部門認可，如通過郵件群發(fā)向全員發(fā)布，但因涉訴時員工已不在郵箱群組內(nèi)無法查看，無法證明當時的送達；如簽收單上載明的規(guī)章制度名稱和發(fā)布的制度文本有出入；如郵件中所附的規(guī)章制度內(nèi)網(wǎng)鏈接已進行遷移，無法查看發(fā)布的制度具體內(nèi)容等。
2. 規(guī)章制度和違紀行為的對應性
大部分的用人單位在對違紀行為處理時都會在規(guī)章制度中鎖定具體對應的違紀條款，但根據(jù)司法實踐，有以下規(guī)章制度對應性的細節(jié)問題值得用人單位在處理違紀行為時也做重點關(guān)注：1）企業(yè)的規(guī)章制度時有更新，而有時員工的違紀行為歷時較久才為用人單位發(fā)現(xiàn)查處，此時則要注意，應按照員工違紀行為發(fā)生時所適用的規(guī)章制度版本來對違紀行為進行問責處理；2）規(guī)章制度往往難以窮盡所有的違紀行為，而有時員工的違紀行為又并非常見，企業(yè)在處理時會援引兜底性條款，如其他嚴重違反勞動紀律的行為，但在實踐中，除非是從長普遍認知上都屬于嚴重違反勞動者基本職業(yè)道德和勞動紀律的行為，否則援引兜底性條款的違紀解除往往無法得到司法部門的認可和支持。這就要求用人單位結(jié)合既往的管理和勞動糾紛經(jīng)驗，時不時地對規(guī)章制度進行補充修訂；3）企業(yè)在設計規(guī)章制度的違紀行為分級時，同一類違紀行為可能會根據(jù)情節(jié)不同而在輕微違紀、中等違紀、嚴重違紀中均出現(xiàn)，在處理這樣的違紀行為中需要注意甄別行為對應的違紀等級，在既往案件中，我們會發(fā)現(xiàn)有些員工的違紀行為根據(jù)制度中的規(guī)定，可同時符合中兩檔違紀等級，在此情況下司法部門往往只支持按較輕的一檔違紀等級來進行處分，貿(mào)然適用較重的違紀等級很有可能導致違法解除。
3. 日常管理中的證據(jù)固定
一些涉及員工日常工作表現(xiàn)的違紀案件中，我們往往會發(fā)現(xiàn)有些可惜的情況是，出于人性化管理、柔性管理，主管在對下屬進行管理或同事間進行工作溝通時，往往不會直接指出員工在工作態(tài)度上的問題或工作疏失，這就導致在日后的違紀解除案件處理中，用人單位無法證明員工在日常工作中所累積的過錯已嚴重到達到解除勞動合同的程序（裁審人員作為中立方很難對公司業(yè)務有很透徹深入的了解，所以需要更為直觀的證據(jù)來證明員工的過錯過失）。建議在日常的工作管理過程中，若對員工工作表現(xiàn)不滿意或者員工確實存在工作過失的，可通過郵件等明確指出，保留書面證據(jù)，以作為日后勞動爭議案件中的重要證據(jù)。此外，在日常管理中，對于涉及違紀的員工，也應更有意識地注意證據(jù)收集，比如遇到員工拒不完成工作的情況，考慮到“難證其無”但舉證責任又在用人單位的問題，主管可以多通過郵件留證，比如郵件確認員工并未完成工作、詢問員工為何不完成工作等。
另外，日常管理中，企業(yè)與員工之間的很多工作安排、工作任務、工作成果等溝通交流會通過口頭、會議討論、或在目前最主流的通訊工具微信等上進行。然而在發(fā)生違紀相關(guān)爭議時，不僅口頭和會議討論中安排/確認的內(nèi)容無法得到證明，微信也常面臨聊天記錄刪除、刪除對方微信、退出群聊等原因?qū)е略加涗洸淮嬖冢ń貓D并不能算證據(jù)原件）。如果員工否認，真實性很難被認可。因此建議管理人員、人事等，保留與問題員工的相關(guān)聊天記錄，不主動刪除對方的微信、及時進行公證取證等，以做到證據(jù)固定。
4. 處罰的合理性
除上述提及的違紀行為和規(guī)章制度的對應性之外，用人單位在處理個體案件時，也應具體考慮員工的行為嚴重性和造成的后果。例如，同樣是拒不服從工作指令或工作安排的行為，但拒不完成主要工作職責和不完成輔助性工作，如填寫工作周記等，從違紀行為的嚴重性和后果上還是存在較大差異的。我們在司法案例中，也看到越來越多的案件裁審人員在做審判時也會綜合衡量評估員工行為的惡性、嚴重性、后果等。因此我們建議，在對應規(guī)章制度進行違紀處理的基礎上，用人單位也應進一步綜合考慮員工行為本身的惡性和行為后果。
5. 一事不二罰
大部分的用人單位在進行違紀行為處理時也知曉“一事不二罰”的原則和邏輯，但有些情況下，我們還是會看到企業(yè)會因內(nèi)部決議的變化等原因，變更對員工的處罰決定，如撤銷較輕的處罰，改適用較重的處罰。該種情況即便適用較重處罰亦符合規(guī)章制度的規(guī)定，也很難得到司法部門的認可和支持。而更值得注意的是，對于員工的持續(xù)性違紀行為，用人單位在處理時需要更為慎重，有些情況下盡管員工一段時間內(nèi)存在多次違紀，但由于是持續(xù)性的或者說是有行為慣性的，公司在處理時反而只能作為“一事”來處理，如果直接地按照次數(shù)來進行累計處理，可能因合理性的問題而被認定為違法解除。例如公司規(guī)定未按照公司要求填報報銷內(nèi)容的記輕微違紀一次，三次輕微違紀可以立即解除，而員工在一個月內(nèi)多次發(fā)生未按照公司要求填報的情況，企業(yè)在后一個月的報銷審批中發(fā)現(xiàn)了該等違紀行為，此時我們不建議公司直接按照員工未按要求填報的違紀次數(shù)直接做解除處理，違法解除的風險會非常大。
6. 違紀行為的處理時間
實踐中，部分用人單位由于內(nèi)部關(guān)于調(diào)查、處分的流程，從發(fā)現(xiàn)違紀行為根據(jù)既往的辦案經(jīng)驗，過長的違紀行為處理時間往往會影響裁審人員對案件的判斷。部分地區(qū)對違紀行為的處理時長有明確的規(guī)定，一般在知道或應當知道之日起5-6個月內(nèi)。而且該等司法考量，不僅發(fā)生在上述有規(guī)定的部分地區(qū)，在沒有地方規(guī)定的地區(qū)，部分裁審人員也會因處理時間過長的問題質(zhì)疑公司事隔多時作出違紀處理的合理性。建議用人單位在盡可能地加速調(diào)查和處理的時間，以確保違紀處分作出的合法合理。
而另一方面，如涉及多項違紀行為的，也要注意處分的間隔時間。大部分用人單位的規(guī)章制度中都會有關(guān)于多項較輕的違紀行為升等至解除勞動合同的升級規(guī)則，用人單位在作出處分時也要注意問責的間隔時間。如果員工確實在較短的間隔時間內(nèi)發(fā)生多起事件不同的違紀行為，公司對每項違紀行為作出處分并最終按照規(guī)章制度進行升等、解除處理這并無問題，但若是對于一定時間內(nèi)的違紀行為在某個時間段進行批量問責處分，則即便違紀行為確實成立存在，也可能會讓裁審人員認為用人單位系為解除員工而刻意“秋后算賬”，最終以用人單位疏于對之前的違紀行為進行管理、處分為由認定公司違法解除勞動合同。
7. 是否已履行用人單位管理權(quán)
對用人單位是否已履行管理權(quán)的審查，往往出現(xiàn)在持續(xù)性違紀、發(fā)現(xiàn)較早之前發(fā)生的違紀行為相關(guān)的違紀解除案件中，因此在此類案件中，員工往往會以公司在實際管理中并不禁止該等行為、一貫按此操作為由來抗辯公司并無對此進行問責的合理性。比較常見的案件類型是虛假報銷、遲到早退等，此時用人單位還需要進一步給出未能及時查處該等違紀行為的合理解釋。以員工長期提交虛假發(fā)票為例，若員工提交的虛假發(fā)票系出租車車票，這類報銷票據(jù)除前往相應的公交公司進行核實了解情況外，并無公開系統(tǒng)渠道查詢發(fā)票真?zhèn)危藭r若用人單位有明確的制度依據(jù)并配合要求填報的報銷信息，證明公司并非不禁止該等行為而只是因為管理手段受限才導致未能及時查處，一般情況下解除行為可獲得司法部門的認可和支持，而如果系增值稅發(fā)票等可以通過線上渠道查詢的報銷票據(jù)（部分地區(qū)可線上查詢），盡管從財務管理的角度，企業(yè)也不可能對員工提交的所有票據(jù)進行一一核查，未能及時查處也具有客觀合理性，但司法部門在審理案件時可能會對此有所疑慮，對案件結(jié)果也可能會產(chǎn)生一定的負面影響，這一點同樣需要引起用人單位的注意。
8. 規(guī)章制度的民主程序瑕疵
根據(jù)《勞動合同法》，用人單位在制定涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度時，應當經(jīng)職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表平等協(xié)商確定。而實踐中，用人單位在規(guī)章制度進行民主程序時，往往可能存在以下瑕疵：1）民主程序不完善，如僅向全體職工征詢意見，沒有與工會或職工代表平等協(xié)商過程；2）征詢意見廣泛性不符合要求，如僅針對部分員工征求意見，未經(jīng)職工代表大會或全體職工討論；3）未做好民主程序的證據(jù)保留和固定，如未做好張貼征詢意見的錄像攝像、民主協(xié)商會議記錄丟失等。盡管在違紀解除的勞動爭議案件中，司法部門更多還是聚焦于審查是否存在違紀行為，以及解除所依據(jù)的規(guī)章制度是否經(jīng)過了民主流程，而不過多地審查民主流程的過程和細節(jié)，但在實踐中也存在不少案例，企業(yè)在違紀解除案件中敗訴的原因系因規(guī)章制度民主程序上的瑕疵，特別是員工違反的是一些不具有普遍性、企業(yè)特殊適用的違紀規(guī)范或要求。
9. 規(guī)章制度中有關(guān)違紀處理的程序性規(guī)定
一些用人單位在規(guī)章制度中還會明確企業(yè)內(nèi)部如何問責處理違紀行為的程序，比如一些處罰決策程序、聽證申訴程序等，司法部門有時也會要求用人單位提供已遵照規(guī)章制度履行相關(guān)內(nèi)部程序的證明材料，因此用人單位在處理違紀行為時除滿足法定的程序要件之外，也需要根據(jù)規(guī)章制度完成內(nèi)部的程序事項并保留好相關(guān)證據(jù)。
10. 解除決定通知工會
依據(jù)《最高人民法院關(guān)于審理勞動爭議案件適用法律問題的解釋（一）》的規(guī)定，建立了工會組織的用人單位單方解除勞動合同但未依法事先通知工會的，勞動者以用人單位違法解除勞動合同為由請求用人單位支付賠償金的，人民法院應予支持，但起訴前用人單位已經(jīng)補正有關(guān)程序的除外。因此，通知工會這一程序性要件同樣也會一錘定音決定解除是否合法。在通過工會這一事項上，用人單位需要注意以下幾個細節(jié)：1）部分地方規(guī)定會明確要求未建立工會的用人單位，單方解除時應事先通知用人單位所在地工會，因此我們往往建議未建立工會的用人單位在解除前事先通知所在的街道工會；2）部分集團性企業(yè)，在通知工會時需要注意工會主體和用人單位的對應性，若分支機構(gòu)亦單獨建立工會的，應通知分支機構(gòu)工會；若總公司工會被批準覆蓋和兼管各分支機構(gòu)的民主管理的，應通知總公司工會；若以上兩種情形均不符合，則應按照用人單位未建立工會的情形處理；3）工會通知補正的時間節(jié)點為一審起訴前，超過該時間節(jié)點的，即便在一審庭審時已通知工會，亦不符合法律規(guī)定。
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