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從人力資源角度談員工信息收集合規(guī)之法條解讀

2022年第05期    作者:文│楊傲霜    閱讀 3,250 次

繼《民法典》之后，又一直接規(guī)制個(gè)人信息處理的法律出臺(tái)。2021年8月20日，《個(gè)人信息保護(hù)法》在第十三屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第三十次會(huì)議上通過，自2021年11月1日起施行。由此，我國(guó)以立法形式顯著加強(qiáng)了對(duì)個(gè)人信息的保護(hù)。從《個(gè)人信息保護(hù)法》設(shè)置的罰則力度不難看出我國(guó)對(duì)個(gè)人信息侵權(quán)行為的懲治決心。

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，企業(yè)需要處理員工個(gè)人信息的場(chǎng)景似乎有增無減。從獲取姓名、年齡、身份證號(hào)、聯(lián)系電話、地址等基本信息，到獲取健康、行蹤軌跡、生物識(shí)別等敏感信息，超過一定程度，信息爆炸可能成為負(fù)擔(dān)。無論從法律還是經(jīng)濟(jì)成本角度看，用人單位都應(yīng)尋求處理員工個(gè)人信息的合規(guī)路徑。本文將帶領(lǐng)讀者從人力資源管理與勞動(dòng)法的角度，對(duì)《個(gè)人信息保護(hù)法》重點(diǎn)條款進(jìn)行初步分析，以供進(jìn)一步探討。

 

一、《個(gè)人信息保護(hù)法》第4條：?jiǎn)T工“個(gè)人信息”定義與員工信息處理各階段情形

（一）法條原文

個(gè)人信息是以電子或者其他方式記錄的與已識(shí)別或者可識(shí)別的自然人有關(guān)的各種信息，不包括匿名化處理后的信息。

個(gè)人信息的處理包括個(gè)人信息的收集、存儲(chǔ)、使用、加工、傳輸、提供、公開、刪除等。

（二）法條解讀

1. 以“員工”為個(gè)人信息主體

個(gè)人信息權(quán)指向“自然人”，也就是員工個(gè)人的信息。如果是因員工設(shè)立公司而產(chǎn)生的其公司相關(guān)信息，不屬于《個(gè)人信息保護(hù)法》的保護(hù)范圍。

2. “處理”員工個(gè)人信息的8種情形

《個(gè)人信息保護(hù)法》第4條列舉了個(gè)人信息處理的8類情形，分別是收集、存儲(chǔ)、使用、加工、傳輸、提供、公開、刪除。

收集：指用人單位取得員工（含應(yīng)聘候選人）個(gè)人信息的行為。其中包括員工主動(dòng)提供與應(yīng)用人單位要求提供的個(gè)人信息。例如，應(yīng)聘者主動(dòng)提供其個(gè)人簡(jiǎn)歷、教育與工作背景；員工主動(dòng)提供病假單，要求享受醫(yī)療假期。此外，用人單位為進(jìn)行人事管理，會(huì)要求員工提供入職材料，主動(dòng)披露其身份信息、家庭信息、醫(yī)療信息。

《個(gè)人信息保護(hù)法》第6條規(guī)定：“收集個(gè)人信息，應(yīng)當(dāng)限于實(shí)現(xiàn)處理目的的最小范圍，不得過度收集個(gè)人信息。”因此，用人單位應(yīng)當(dāng)以“最小必要”為原則，不作過度收集。

存儲(chǔ)：用人單位對(duì)收集的員工個(gè)人信息進(jìn)行存儲(chǔ)，多以書面、電子形式存儲(chǔ)，再進(jìn)行后續(xù)的信息處理。首先，存儲(chǔ)時(shí)間最短化。根據(jù)《個(gè)人信息保護(hù)法》第19條，除法律、行政法規(guī)另有規(guī)定外，個(gè)人信息的保存期限應(yīng)當(dāng)為實(shí)現(xiàn)處理目的所必要的最短時(shí)間。因此，用人單位應(yīng)當(dāng)遵循實(shí)現(xiàn)信息處理目的的最短時(shí)間要求。其次，勞動(dòng)合同解除或終止后，建議告知離職員工，對(duì)存儲(chǔ)的員工個(gè)人信息進(jìn)行刪除或匿名化處理，但法律另有規(guī)定的除外（請(qǐng)見下文“刪除”）。

使用：用人單位對(duì)員工個(gè)人信息進(jìn)行分析和利用。首先，對(duì)員工個(gè)人信息控制者設(shè)置內(nèi)部使用審批流程，以最小與必要為原則，限制訪問人員與訪問內(nèi)容；其次，根據(jù)員工個(gè)人信息使用目的，限制使用范圍。員工提供個(gè)人信息一般與簽訂履行勞動(dòng)合同或與用人單位人事管理相關(guān)，除員工同意外，不應(yīng)將員工個(gè)人信息用作其他用途。

加工：指?jìng)€(gè)人信息處理者對(duì)所收集、存儲(chǔ)的個(gè)人信息進(jìn)行篩選、分類、排序、加密、標(biāo)注、去標(biāo)識(shí)化等活動(dòng)。

傳輸與提供：首先，按勞務(wù)派遣、勞務(wù)外包、薪酬外包、背景調(diào)查外包以及集團(tuán)公司要求，往往需要將員工個(gè)人信息傳輸給第三方進(jìn)行共享、委托處理，這就需要根據(jù)《個(gè)人信息保護(hù)法》的規(guī)定處理。其次，《個(gè)人信息保護(hù)法》第38條規(guī)定：“個(gè)人信息處理者因業(yè)務(wù)等需要，確需向中華人民共和國(guó)境外提供個(gè)人信息的，應(yīng)當(dāng)具備下列條件之一……”此處法律明確規(guī)定“確需”向境外傳輸，故用人單位應(yīng)當(dāng)考慮是否達(dá)到“確需”將員工個(gè)人信息保存于境外服務(wù)器的要求。如果確需向境外提供的，則應(yīng)當(dāng)遵守國(guó)家相關(guān)規(guī)定與要求。

公開：《個(gè)人信息保護(hù)法》第25條規(guī)定：“個(gè)人信息處理者不得公開其處理的個(gè)人信息，取得個(gè)人單獨(dú)同意的除外?！币虼?，法律對(duì)公開處理個(gè)人信息進(jìn)行了嚴(yán)格的規(guī)定。對(duì)于用人單位因業(yè)務(wù)開展需要公開員工的職務(wù)、履歷、照片與視頻資料的，員工一般不會(huì)持異議；但是如果對(duì)員工違紀(jì)行為進(jìn)行公開通報(bào)或者在第三方背景調(diào)查時(shí)公開，則應(yīng)當(dāng)充分重視其法律風(fēng)險(xiǎn)。

刪除：《個(gè)人信息保護(hù)法》第47條明確規(guī)定了應(yīng)當(dāng)刪除個(gè)人信息的5種情形。對(duì)此，首先，《勞動(dòng)合同法》第50條規(guī)定，用人單位對(duì)已經(jīng)解除或者終止的勞動(dòng)合同的文本，至少保存兩年備查。《工資支付暫行規(guī)定》第6條規(guī)定，用人單位必須書面記錄支付勞動(dòng)者工資的數(shù)額、時(shí)間、領(lǐng)取者的姓名以及簽字，并保存兩年以上備查；用人單位在支付工資時(shí)應(yīng)向勞動(dòng)者提供一份其個(gè)人的工資清單。其次，在沒有相關(guān)法律規(guī)定保存期限的情況下，個(gè)人信息保存期限越長(zhǎng)，泄露、遺失的可能性就越高；因此，筆者仍建議用人單位按照《個(gè)人信息保護(hù)法》第19條規(guī)定的“最短時(shí)間”原則保存?zhèn)€人信息。

二、 《個(gè)人信息保護(hù)法》第13條：?jiǎn)T工“個(gè)人信息”處理的合法性依據(jù)

（一）法條原文

符合下列情形之一的，個(gè)人信息處理者方可處理個(gè)人信息：

（一）取得個(gè)人的同意；

（二）為訂立、履行個(gè)人作為一方當(dāng)事人的合同所必需，或者按照依法制定的勞動(dòng)規(guī)章制度和依法簽訂的集體合同實(shí)施人力資源管理所必需；

（三）為履行法定職責(zé)或者法定義務(wù)所必需；

（四）為應(yīng)對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件，或者緊急情況下為保護(hù)自然人的生命健康和財(cái)產(chǎn)安全所必需；

（五）為公共利益實(shí)施新聞報(bào)道、輿論監(jiān)督等行為，在合理的范圍內(nèi)處理個(gè)人信息；

（六）依照本法規(guī)定在合理的范圍內(nèi)處理個(gè)人自行公開或者其他已經(jīng)合法公開的個(gè)人信息；

（七）法律、行政法規(guī)規(guī)定的其他情形。

依照本法其他有關(guān)規(guī)定，處理個(gè)人信息應(yīng)當(dāng)取得個(gè)人同意，但是有前款第二項(xiàng)至第七項(xiàng)規(guī)定情形的，不需取得個(gè)人同意。

（二）法條解讀

本條法律是個(gè)人信息處理的合法性依據(jù)，分為以下兩種情形。

1. 取得個(gè)人同意

“告知-同意”是各國(guó)普遍認(rèn)可處理個(gè)人信息的基本原則。實(shí)踐中，很多用人單位讓應(yīng)聘人員與員工簽署個(gè)人信息授權(quán)同意書，但該同意書應(yīng)當(dāng)如何擬定？“告知-同意”是基本原則。根據(jù)《個(gè)人信息保護(hù)法》第17條，取得員工授權(quán)同意時(shí)，還需告知員工相關(guān)權(quán)利與權(quán)利行使方式，即“告知”是“同意”的前提條件與義務(wù)，下文將對(duì)此進(jìn)行具體闡述。

2. 法定無須個(gè)人同意的情形

根據(jù)《個(gè)人信息保護(hù)法》第13條第2款規(guī)定，“為訂立、履行個(gè)人作為一方當(dāng)事人的合同所必需，或者按照依法制定的勞動(dòng)規(guī)章制度和依法簽訂的集體合同實(shí)施人力資源管理所必需”時(shí)，處理個(gè)人信息無需征得信息主體同意。

所謂訂立、履行與人力資源管理所必需，可以參考《勞動(dòng)合同法》第8條，即“用人單位有權(quán)了解勞工與勞動(dòng)合同直接相關(guān)的基本情況”。但至于何謂與勞動(dòng)合同直接相關(guān)的基本情況，未見有進(jìn)一步的法定解釋。筆者認(rèn)為，從狹義解釋，姓名、住址、身份證號(hào)、健康狀況、知識(shí)技能和工作經(jīng)歷等均可以是與勞動(dòng)合同直接相關(guān)的基本情況，可以參照《勞動(dòng)合同法》第17條、《上海市勞動(dòng)合同條例》第8條、《江蘇省勞動(dòng)合同條例》第11條、《山東省勞動(dòng)合同條例》第10條進(jìn)行處理；從廣義解釋，用人單位可以通過制定規(guī)章制度與訂立集體合同，向員工明確人力資源管理所必需的員工個(gè)人信息。

需要說明的是，用人單位的規(guī)章制度必須審慎規(guī)定哪些是“人力資源管理所必需”的員工個(gè)人信息，不得任意擴(kuò)大化規(guī)定。對(duì)此，可以參考《勞動(dòng)合同法》第39條，即員工嚴(yán)重違反用人單位規(guī)章制度的，用人單位可以解除勞動(dòng)合同并不支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。此處的“嚴(yán)重違反”用人單位規(guī)章制度，并非出現(xiàn)用人單位單方面規(guī)定的“嚴(yán)重違反”行為即可以作解雇處理，而是需要符合一般公眾認(rèn)識(shí)的“嚴(yán)重”標(biāo)準(zhǔn)與勞動(dòng)爭(zhēng)議案件司法實(shí)踐標(biāo)準(zhǔn)。例如，《員工手冊(cè)》規(guī)定遲到1次即屬于“嚴(yán)重違反”用人單位規(guī)章制度，這明顯是無效規(guī)定。即使《員工手冊(cè)》經(jīng)過民主程序并向員工公示，用人單位以此為由解雇也將被認(rèn)定為違法解除勞動(dòng)合同。此外，法律為限制用人單位的權(quán)利，同時(shí)規(guī)定了“依法制定”規(guī)章制度與“依法簽訂”集體合同。用人單位需要根據(jù)《勞動(dòng)合同法》第4條及按法定程序制訂規(guī)章制度與集體合同后，才能將其有效適用于員工，以及為處理員工信息奠定合法性基礎(chǔ)。

三、《個(gè)人信息保護(hù)法》第17條：用人單位告知的內(nèi)容與方式

（一）法條原文

個(gè)人信息處理者在處理個(gè)人信息前，應(yīng)當(dāng)以顯著方式、清晰、易懂的語言真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地向個(gè)人告知下列事項(xiàng)：

（一）個(gè)人信息處理者的名稱或者姓名和聯(lián)系方式；

（二）個(gè)人信息的處理目的、處理方式，處理的個(gè)人信息種類、保存期限；

（三）個(gè)人行使本法規(guī)定權(quán)利的方式和程序；

（四）法律、行政法規(guī)規(guī)定應(yīng)當(dāng)告知的其他事項(xiàng)。

前款規(guī)定事項(xiàng)發(fā)生變更的，應(yīng)當(dāng)將變更部分告知個(gè)人。

個(gè)人信息處理者通過制定個(gè)人信息處理規(guī)則的方式告知第一款規(guī)定事項(xiàng)的，處理規(guī)則應(yīng)當(dāng)公開，并且便于查閱和保存。

（二）法條解讀

處理個(gè)人信息的基本原則是“告知—同意”。對(duì)于招聘員工與員工管理中涉及的員工個(gè)人信息，建議要求員工簽署“個(gè)人信息處理同意書”，這就要確保員工是在充分知情的情況下自愿作出同意?！秱€(gè)人信息保護(hù)法》第17條對(duì)征求員工同意的要求如下：

1. 告知時(shí)間

用人單位要求員工提供個(gè)人信息前，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《個(gè)人信息保護(hù)法》第17條的規(guī)定，向員工履行告知義務(wù)。

2. 告知方式

即“以顯著方式、清晰、易懂的語言真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地向個(gè)人告知”。該要求與歐盟GDPR第12條的規(guī)定相仿，即控制者應(yīng)采取適當(dāng)措施，以簡(jiǎn)潔、透明、易于理解和容易獲得的形式，向數(shù)據(jù)主體提供第13條和第14條中提到的任何與處理相關(guān)的信息，以及進(jìn)行第15至第22條和第34條規(guī)定的各項(xiàng)溝通，特別是專門針對(duì)兒童的任何信息。

3. 告知事項(xiàng)（詳見表1）

4. 告知保存期限：最短時(shí)間

首先，《勞動(dòng)合同法》第50條規(guī)定，用人單位對(duì)已經(jīng)解除或者終止的勞動(dòng)合同的文本，至少保存兩年備查。《工資支付暫行規(guī)定》第6條亦載明，用人單位必須書面記錄支付勞動(dòng)者工資的數(shù)額、時(shí)間、領(lǐng)取者的姓名以及簽字，并保存兩年以上備查。其次，在沒有相關(guān)法律規(guī)定的情況下，個(gè)人信息保存期限越長(zhǎng)，泄露、遺失的可能性就越高。筆者建議用人單位按照《個(gè)人信息保護(hù)法》第19條的規(guī)定，除法律、行政法規(guī)另有規(guī)定外，對(duì)于個(gè)人信息保存的期限應(yīng)遵循為實(shí)現(xiàn)目的所必要的“最短時(shí)間”。

5. 告知員工可行使的權(quán)利與行權(quán)方式

在員工（含應(yīng)聘者）授權(quán)用人單位處理其個(gè)人信息的同時(shí)，用人單位也應(yīng)當(dāng)告知員工可以根據(jù)《個(gè)人信息保護(hù)法》第4章“個(gè)人在個(gè)人信息處理活動(dòng)中的權(quán)利”行使其權(quán)利，并說明其行使權(quán)利的方式，例如員工有權(quán)向人力資源部要求修訂或撤回其個(gè)人信息。

需要說明的是，如果用人單位處理的員工個(gè)人信息是簽訂勞動(dòng)合同與人力資源管理所必需（即《個(gè)人信息保護(hù)法》第13條第2款規(guī)定），員工是否仍享有單方撤回、刪除的權(quán)利，目前尚存在爭(zhēng)議。筆者認(rèn)為，對(duì)于簽訂勞動(dòng)合同與人力資源管理所必需的員工個(gè)人信息，用人單位有權(quán)單方面處理，無須員工授權(quán)同意；否則用人單位無法履行其管理權(quán)，這也與勞動(dòng)法律法規(guī)中用人單位與員工并非平等雙方主體的原則相一致。

結(jié)語《個(gè)人信息保護(hù)法》已于2021年11月1日生效，以上三項(xiàng)法條解讀針對(duì)的是人力資源部門目前最關(guān)心并亟待解決的合規(guī)問題，歡迎大家一起探討解讀及進(jìn)一步制訂相關(guān)合規(guī)方案。

 

楊傲霜

北京大成（上海）律師事務(wù)所合伙人，上海律協(xié)勞動(dòng)與社會(huì)保障業(yè)務(wù)研究委員會(huì)委員業(yè)務(wù)方向：勞動(dòng)與人力資源、爭(zhēng)議解決、公司與并購(gòu)