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全生命周期管理（Product lifecycle management, PLM）是產(chǎn)品管理的一種模型，指管理產(chǎn)品從需求、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、經(jīng)銷、運(yùn)行、使用、維修保養(yǎng)、直到回收再用處置的全生命周期中的信息與過(guò)程。全生命周期管理的內(nèi)在邏輯在于通過(guò)分步驟的精細(xì)化管控，實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)化方案應(yīng)對(duì)，從而達(dá)到提供利潤(rùn)，增加管理功效等目的，這種管理模式在實(shí)踐中被廣泛采用。例如，政府在土地使用權(quán)的管理中引入了全生命周期管理的概念。那么，合同管理是否也可以引入全生命周期管理的理念？
合同并非現(xiàn)代工業(yè)文明的產(chǎn)物，早在周朝就有“判書”一說(shuō)，后來(lái)又把合同稱為“質(zhì)劑”、“約劑”、“傅別”、“質(zhì)要”以及“契約、券書”等。在西方，羅馬法寬泛地把合同與債之契約統(tǒng)稱為“法鎖”，后來(lái)逐漸被稱為契約或合同。
據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，企業(yè)糾紛中占比最高的是合同糾紛。那么，如何才能降低合同糾紛的發(fā)生頻率？是通過(guò)設(shè)計(jì)嚴(yán)苛的合同條款以增加違約成本？是通過(guò)設(shè)定各種擔(dān)保手段？這些方式雖然有效，但負(fù)面作用也不小。合同管理，也可以通過(guò)引入完整的“全生命周期管理制度”，降低風(fēng)險(xiǎn)。
一、合同訂立前的注意事項(xiàng)
（一）熟悉相關(guān)規(guī)定
實(shí)踐中，與企業(yè)有關(guān)的合同大致可以分為幾類：（1）與自身業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)有關(guān)的合同；（2）為經(jīng)營(yíng)需要涉及的各類合同。比如，租賃辦公場(chǎng)地、辦理銀行貸款和接受專業(yè)咨詢（財(cái)務(wù)、法律等）；（3）與人事管理類有關(guān)的合同。比如，勞動(dòng)合同、員工持股協(xié)議等；（4）影響企業(yè)股權(quán)結(jié)構(gòu)的合同。這些不同類型的合同，除了受《民法典》調(diào)整外，還受其他法律、法規(guī)、政策和技術(shù)規(guī)范的調(diào)整。因此熟悉相關(guān)規(guī)定的主要目的，是為了降低合同出現(xiàn)無(wú)效的概率以及降低合同出現(xiàn)違約情形時(shí)的救濟(jì)成本。
一般可以采用以下幾種方式：
建立數(shù)據(jù)庫(kù)。法規(guī)數(shù)據(jù)庫(kù)的內(nèi)容主要包括所在行業(yè)的相關(guān)法律法規(guī)、國(guó)家政策（如：各級(jí)政府的發(fā)展規(guī)劃）、指導(dǎo)意見(jiàn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范等。數(shù)據(jù)庫(kù)的規(guī)模則可以根據(jù)企業(yè)的需要設(shè)定。比如，簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)庫(kù)可以就是一些電子版文件的整理；較復(fù)雜的數(shù)據(jù)庫(kù)可以是購(gòu)買或者開發(fā)管理軟件；更復(fù)雜的數(shù)據(jù)庫(kù)可以再配置服務(wù)器。
形成操作指引。實(shí)踐中，合同簽訂前的工作主要是由企業(yè)的業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)而不是法務(wù)或者法律顧問(wèn)，業(yè)務(wù)員并非都能具備系統(tǒng)的法律知識(shí)。相應(yīng)的操作指引可以為他們的工作提供幫助。指引的內(nèi)容大致可以包括，企業(yè)所涉及主要合同的基本說(shuō)明；涉及的法律法規(guī)；涉及的國(guó)家政策和具體技術(shù)規(guī)范等。
（二）了解交易對(duì)手
1、資質(zhì)要求
自《經(jīng)濟(jì)合同法》被《合同法》和《民法典》取代后，企業(yè)的具體經(jīng)營(yíng)內(nèi)容已不再那么嚴(yán)格地受限于經(jīng)營(yíng)范圍。原則上，只要企業(yè)行為不違反法律法規(guī)強(qiáng)制性規(guī)定，都可以實(shí)施。但一些經(jīng)營(yíng)行為必須有資質(zhì)，而資質(zhì)要求，也分為強(qiáng)制性規(guī)定和管理性規(guī)定，本文主要涉及前者，即交易對(duì)方是否具備行政許可或者“必要的權(quán)利”。以建設(shè)工程設(shè)計(jì)合同為例，設(shè)計(jì)單位不僅要具備資質(zhì)，而且該資質(zhì)的等級(jí)必須符合設(shè)計(jì)內(nèi)容的要求。再以房屋租賃為例，企業(yè)在承租時(shí)必須要求出租人出示其為房屋所有權(quán)人的憑證或者擁有房屋所有權(quán)人同意轉(zhuǎn)租的憑證。
核實(shí)交易對(duì)手資質(zhì)的方式主要有三種：（1）通過(guò)第三方核實(shí)；（2）交易對(duì)手提供相關(guān)憑證；（3）交易對(duì)手作出書面承諾。如果資質(zhì)要求屬于管理性規(guī)定而不是強(qiáng)制性規(guī)定的，可以僅要求交易對(duì)手作出書面承諾。
2、基礎(chǔ)信息
（1）注冊(cè)資本。如果交易對(duì)手的注冊(cè)資本既是認(rèn)繳，金額又較少（500萬(wàn)以下），可能存在履約不能的風(fēng)險(xiǎn)。那么在本方先履行義務(wù)的合同中，可以要求交易對(duì)手的大股東（持股67%以上）或者實(shí)際控制人提供個(gè)人擔(dān)保。
（2）司法訴訟。分析涉訴案件的類型、交易對(duì)手的涉訴地位（判斷是債權(quán)人還是債務(wù)人）等。如果涉及大量勞動(dòng)爭(zhēng)議訴訟的，需要引起重視。勞資糾紛過(guò)多，會(huì)造成企業(yè)履約能力的嚴(yán)重下降。
（三）完成風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估
1、重要條款
（1）義務(wù)型條款。這類條款主要用來(lái)說(shuō)明合同各方需要做點(diǎn)什么，也可以理解為“成本條款”。通常是由提供合同的一方預(yù)先起草，評(píng)估時(shí)可以注意三個(gè)方面：首先，本方是否可以完整地完成條款內(nèi)容；其次，完成條款內(nèi)容付出的成本是否可以預(yù)見(jiàn)，包括直接成本、間接成本和隱性成本。最后，完成條款內(nèi)容所產(chǎn)生的利潤(rùn)是否符合預(yù)期。
（2）違約型條款。違約責(zé)任是保障合同約束力實(shí)現(xiàn)的重要手段，可以讓當(dāng)事人之間被破壞的利益分布得到再平衡。首先，關(guān)注利息條款。此處的利息并不局限于滯納金的概念，而是指處理輕微違約產(chǎn)生的成本。重點(diǎn)注意利息計(jì)算方式是否合理、計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)是否明確、是否設(shè)定最高限額。其次，關(guān)注違約金條款。違約金分為固定和不固定，固定可以是金額也可以是比例，不固定是指約定因違約產(chǎn)生的損失額的計(jì)算方式。
2、財(cái)務(wù)情況。在交易對(duì)手是付款義務(wù)人的情況下，無(wú)論付款先后，企業(yè)都會(huì)為履行合同支出成本。了解交易對(duì)手財(cái)務(wù)情況很有必要，特別是首次合作的交易對(duì)手，可以要求對(duì)方提供財(cái)務(wù)情況說(shuō)明。通過(guò)了解交易對(duì)手的付款能力，綜合評(píng)估和設(shè)定合同中的賬期。
3、人員情況?？梢砸蠼灰讓?duì)手提供人員配置和管理層的情況，判斷其是否具備相應(yīng)的經(jīng)驗(yàn)。
（四）文件存檔規(guī)范
1、將協(xié)商期間的各種談話、會(huì)議記錄、往來(lái)郵件妥善保存。對(duì)未能形成書面記錄的，建議在談判發(fā)生后8小時(shí)內(nèi)形成備忘錄，同時(shí)抄送對(duì)方。
2、將提前了解的情況形成書面調(diào)查報(bào)告。
二、合同訂立時(shí)的注意事項(xiàng)
（一）審核初稿
1、校對(duì)文字的正確性；
2、將意思表述不明確的或者存在歧義的予以修改；
3、注意格式條款的表述與特殊條款是否有沖突；
4、關(guān)注法律規(guī)定與合同條款、合同附件之間的排序效力問(wèn)題。擬通過(guò)約定改變法定的，需經(jīng)過(guò)充分評(píng)估和合規(guī)性審查；
5、注意合同雙方權(quán)利義務(wù)中的對(duì)等性，尤其是在日期、比例等數(shù)字方面的統(tǒng)一；
6、注意合同聯(lián)系人的授權(quán)范圍，尤其是代表合同簽訂方的簽收、確認(rèn)等效力的說(shuō)明或者排除；
（二）審核修改稿
1、初稿形成后，先由法務(wù)或者法律顧問(wèn)提出內(nèi)部意見(jiàn)；
2、修改意見(jiàn)選擇審閱模式，也可以專門制作比對(duì)條款的表格；
3、選擇合適方式將修改意見(jiàn)轉(zhuǎn)告交易對(duì)手；
4、如交易對(duì)手更具合同優(yōu)勢(shì)地位的，修改內(nèi)容可重點(diǎn)關(guān)于涉及本方核心利益的部分，例如責(zé)任履行方面、權(quán)利保障方面。
5、多次修訂的，在合同文件名稱中注明修訂頒布。內(nèi)部形成表格，記錄每次修訂的時(shí)間、主要內(nèi)容；
（三）形成最終稿
1、對(duì)通篇合同進(jìn)行校對(duì)；
2、完成內(nèi)部登記和申請(qǐng)蓋章流程；
3、注意是否約定生效條件為同時(shí)蓋章和簽字。
三、合同履行時(shí)的注意事項(xiàng)
（一）切實(shí)履行主要義務(wù)
1、理解什么是主要義務(wù)。主要義務(wù)就是任何一方為實(shí)現(xiàn)合同目的，必須履行的內(nèi)容。不僅要理解自己的主要義務(wù)，更要理解對(duì)方的主要義務(wù)，尤其是不能將主要義務(wù)和隨附義務(wù)混淆，并以對(duì)方不履行隨附義務(wù)為由，拒絕履行自己的主要義務(wù)。例如，在租賃合同中，以承租人不開具發(fā)票為由，拒絕支付租金。
2、嚴(yán)格按約定方式履行。合同怎么約定就這么履行，不要提前、更不能延后。任何變更履行但未獲得對(duì)方同意的，都屬于履行瑕疵，甚至構(gòu)成違約。
3、變更履行須雙方明示合意。合同的履行方式并非一程不變，有些情況下變更履行會(huì)更有效率，更能實(shí)現(xiàn)合同目的。但變更履行須經(jīng)過(guò)雙方明確同意，不能將對(duì)方的默認(rèn)視為同意。例如，一個(gè)合同期內(nèi)多次發(fā)生的買賣行為，不能因某一次或幾次的延期付款被對(duì)方接受而認(rèn)為同意延期付款。
（二）積極履行隨附義務(wù)
本文所稱的是狹義的隨附義務(wù)，即為協(xié)助實(shí)現(xiàn)主給付義務(wù)，遵循誠(chéng)實(shí)信用原則，根據(jù)合同的性質(zhì)、目的和交易習(xí)慣而履行的通知、協(xié)助、保密等義務(wù)。
積極履行隨附義務(wù)，需要注意相對(duì)獨(dú)立且不影響主要義務(wù)的履行。比如，出租人協(xié)助承租人辦理工商登記、承租人租賃期滿后的協(xié)助注銷登記等。
（三）正確行使抗辯權(quán)
企業(yè)對(duì)抗辯權(quán)的理解錯(cuò)誤和使用錯(cuò)誤是構(gòu)成違約風(fēng)險(xiǎn)的最大因素?？罐q權(quán)的本意是為不履行合同的行為免責(zé)，因此法律對(duì)抗辯權(quán)的行使要求非常嚴(yán)格，從同時(shí)履行抗辯權(quán)到先履行抗辯權(quán)再到后履行抗辯權(quán)，都有非常要的要求。企業(yè)在行使抗辯權(quán)時(shí)，需要特別注意以下三點(diǎn)。
1、分清誰(shuí)履行義務(wù)在前，誰(shuí)履行義務(wù)在后。如果對(duì)方先履行義務(wù)的，那么只要出現(xiàn)不履行或者履行不符合要求的，本方就可以拒絕履行自己的義務(wù)并且無(wú)需承擔(dān)違約責(zé)任。比如，買賣合同中，約定先發(fā)貨后付款，如果對(duì)方交付貨物延期或者質(zhì)量不符合要求，本方即可延期付款，甚至拒絕付款。
2、履行義務(wù)在前的，能不能行使抗辯權(quán)？可以，但必須遵守民法典第五百二十七條的規(guī)定。比如，工程設(shè)計(jì)合同中，設(shè)計(jì)方應(yīng)當(dāng)先提交設(shè)計(jì)成果，但發(fā)現(xiàn)建設(shè)單位的財(cái)務(wù)情況惡化，擔(dān)心付不出設(shè)計(jì)費(fèi)，于是拒絕交付設(shè)計(jì)成果。這種情況下設(shè)計(jì)方可以履行抗辯，但不得違反規(guī)定。
3、不要以對(duì)方未履行隨附義務(wù)作為抗辯理由。此類情況最常見(jiàn)，尤其是在租賃合同中，不少承租人以出租人沒(méi)有提示付款、沒(méi)有開具發(fā)票、沒(méi)有協(xié)助辦理工商登記、沒(méi)有協(xié)助辦理裝修審批、沒(méi)有履行國(guó)家規(guī)定的疫情期間免租政策等理由，延期支付甚至拒絕支付租金，實(shí)際上這些都不是抗辯理由。
對(duì)合同進(jìn)行全生命周期管理，將有助于物業(yè)服務(wù)企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)成本的控制，實(shí)現(xiàn)全面預(yù)防。
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